Tips dan Etika Mengirim Email

Bagi Orang Awam Mengirim Email Merupakan Hal yang "MUDAH", tapi dari kemudahan itu tahukah anda bahwa mengirim E-Mail harus memiliki Etiket yang baik apalagi untuk urusan Bisnis. Bagi  Seorang Pegawai yang mengerti bagaimana tatacara mengirim E-mail mungkin sudah banyak di jumpai. Namun, bagi orang yang belum mengerti bagai mana tata cara dan aturan Mengirim Email Sebagai Berikut.
Tips dan Etiket dasar Mengirim Email
  • *. Pastikan Anda e-mail menggunakan salam pembukaan dan penutupan yang sopan. Hal ini akan membuat email Anda terlihat tidak terlalu singkat dan tanpa basa-basi.
  • *. Tuliskan alamat kontak sesuai dengan level formalitas mereka dan pastikan anda mengeja atau menulis nama mereka dengan benar.
  • *. Cek ejaan tulisan Anda – email dengan kesalahan penulisan biasanya dianggap kurang serius.
  • *. Bacalah email Anda dengan keras untuk memastikan bahwa Anda telah membuat ejaan dan intonasi dengan benar. Membaca email Anda dengan keras untuk memastikan nada adalah yang Anda inginkan. Cobalah untuk menghindari menggunakan kata-kata yang mengandung penekanan, tetapi pilihlah kata-kata yang memiliki makna.
  • *. Pastikan Anda telah mencantumkan semua rincian dan informasi yang dibutuhkan agar mereka mampu memahani dan mengerti tujuan Anda. Generalisasi kata dapat menyebabkan kebingungan dan membuat mereka harus membaca berkali-kali.
  • *. Apakah Anda menggunakan struktur kalimat dengan tepat? Kata pertama dikapitalisasi dengan tanda baca yang tepat? Beberapa contoh tanda baca ‘!!!’ dianggap kasar atau merendahkan.
  • *. Jika email Anda penuh dengan emosional, menjauhlah dari komputer dan tunggu waktu yang tepat untuk membalas. Tinjau pengirim email yang Anda terima, sehingga Anda yakin bahwa Anda sedang tidak membaca email yang sebenarnya tanpa pengirim yang jelas.
  • *. Jika mengirim lampiran, apakah Anda bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim? Apakah Anda memeriksa ukuran file untuk memastikan bahwa file yang Anda kirim hanya akan memenuhi inbox dari kontak tujuan Anda?
  • *. Sebaiknya Anda menahan diri dari menggunakan fitur Reply to all (Balas ke Semua) untuk memberikan pendapat Anda kepada mereka yang mungkin tidak tertarik. Dalam kebanyakan kasus membalas email satu-satu secara pribadi merupakan tindakan terbaik.
  • *. Lakukan pemeriksaan terakhir bahwa alamat yang Anda tulis pada To: adalah benar-benar pengirim yang ingin Anda balasa emailnya.
  • *. Pastikan nama Anda ditulis dengan baik dalam From: Jane A. Doe (tidak jane, jane doe atau JANE DOE).
  • *. Ketik kalimat dengan lengkap. Jika Anda ingin ber basa-basi, maka sebaiknya tidak membuat pesan yang ingin Anda sampaikan menjadi rancu.
  • *. Jangan pernah berasumsi dalam mengirim email. Jika Anda tidak yakin, maka hindarilah kata atau kalimat yang dapat mengundang kesalahpahaman.
  • *. Hanya karena seseorang tidak meminta tanggapan bukan berarti Anda lalu mengabaikan mereka. Sebaiknya Anda menanggapi email dari orang yang Anda kenal pada waktu yang tepat.
  • *. Pastikan isi kolom Subject: dengan akurat dan mencerminkan isi email Anda.
  • *. Jangan ragu untuk mengucapkan terima kasih, apa kabar, atau ungkapkan bahwa Anda menghargai bantuanya.
  • *. Hindari penggunaan email yang singkat dan langsung pada poinya saja.
  • *. Selalu akhiri email Anda dengan ”Terima kasih,” ”Hormat Saya,” atau ”Salam”.
 Perhatikan Format Email
  • *. Jangan mengetikkan kalimat dalam huruf besar. Penggunaan huruf besar mencerminkan kata-kata keras atau Anda sedang berteriak atau melakukan penekanan.
  • *. Jika Anda ingin menggunakan bold pada tulisan Anda, maka Anda harus mengetahui maksud dari kata yang di cetak tebal.
  • *. Jangan gunakan latar belakang dengan pola tertentu. Hal ini akan membuat email Anda sulit untuk dibaca.
  • *. Hindari penggunaan fancy-schmancy font. Gunakanlah font standar yang dapat dengan mudah di kenali pada semua computer.
  • *. Gunakan emoticon yang sesuai untuk membantu Anda mengekspresikan nada dan niat yang jelas.
  • *. Mengetik email Anda dengan menggunakan huruf kecil semua akan memberikan persepsi kurangnya pendidikan atau kemalasan.
  • *. Hindari menggunakan beberapa warna font dalam satu email. Itu membuat email Anda lebih sulit untuk dilihat dan dapat menyebabkan kesalah-pahaman akan maksud email Anda.
  • *. Pilihlah kata yang paling tepat dan seakurat mungkin untuk mencerminkan intonasi nada Anda dan menghindari kesalahpahaman.
Tips Email Lampiran
  • *. Saat mengirim lampiran dalam ukuran besar, selalu ”zip” atau kompres file Anda sebelum pengiriman.
  • *. Jangan pernah mengirim lampiran besar tanpa pemberitahuan! Sebaiknya Anda selalu bertanya kapankah waktu terbaik untuk mengirim file tersebut kepada mereka.
  • *. Kecilkan ukuran grafis gambar menjadi sekitar 600 piksel lebar sebelum mengirim email. Ini akan sangat mengurangi waktu download.
  • *. Jangan pernah membuka lampiran dari seseorang yang Anda tidak tahu.
  • *. Pastikan program antivirus, adware, spyware Anda selalu up to date dan mencakup pemindaian email termasuk pemindaian lampiran baik yang masuk maupun keluar.
  • *. Lebih baik untuk mengirimkan beberapa lampiran dalam beberapa pengiriman email yang terpisah daripada melampirkan mereka hanya dalam satu email yang akan menyebabkan kegagalan pengiriman.
  • *. Pastikan penerima email Anda memiliki perangkat lunak yang sama seperti Anda sebelum mengirim lampiran atau mereka mungkin tidak dapat membuka lampiran Anda. Gunakan PDF bila memungkinkan.
Email Tujuan To, From, CC, BCC, RR, Subject:
  • *. Hanya menggunakan Cc: bila penting bagi mereka Cc: untuk mengetahui tentang isi dari email tersebut. Cc yang berlebihan dapat menyebabkan email Anda diabaikan.
  • *. Jangan gunakan Return Receipt (RR) pada setiap email tunggal. Melakukan hal ini dipandang sebagai mengganggu, menjengkelkan dan dapat ditolak oleh pihak lain.
  • *. Sertakan alamat dalam kolom To: Untuk orang yang ingin anda mintai balasan.
  • *. Sertakan alamat dalam kolom Cc: Sebagai informasi akan apa yang Anda kirimkan.
  • *. Pastikan nama Anda ditampilkan dengan benar dalam kolom From:.
  • *. Hapus alamat dari To:, CC, dan BCC: Jika tidak perlui melihat balasan Anda.
  • *. Selalu gunakan Subjek singkat. Email tanpa judul akan ditandai sebagai spam.
  • *. Pikirkan motif Anda saat menambahkan alamat ke Ke:, CC:, Bcc.
  • *. Jangan pernah mengekspos teman Anda atau alamat email kontak orang lain dengan orang asing dengan memasukkan mereka ke kolom To:. Gunakan Bcc:!
  • *. Pastikan ketika menggunakan Bcc: bahwa niat Anda tepat. Untuk mengirim Bcc: salinan kepada orang lain sebagai cara untuk berbicara dibelakang orang lain yang kurang sopan.
Email Forwarding
  • *. Jangan meneruskan email yang didalamnya terdapaty pesan untuk meneruskan / forward kepada orang lain, karena biasanya adalah pesan hoax yang tentu saja akan diabaikan meski isi pesanya terlihat penting
  • *. Jika seseorang meminta Anda untuk menahan diri dari email forwarding , maka mereka memiliki hak itu dan Anda tidak perlu marah atau tersinggung.
  • *. Ketika forwarding email, jika Anda tidak bisa meluangkan waktu untuk mengetik komentar pribadi kepada orang yang akan Anda kirimi pesan tersebut, maka jangan repot-repot melakukanya.
  • *. Jangan memforward email tanpa Anda edit sedikitpun mulai dari alamat email lainnya, header dan komentar dari semua forwarder lainnya.
  • *. Jika Anda harus memforward email tersebut untuk beberapa orang, maka masukkan alamat email Anda pada kolom To: lapangan dan masukkan alamat email yang lain ke kolom Bcc: untuk melindungi alamat email terpublikasi kepada orang yang tidak mereka kenal. Ini adalah masalah privasi yang sangat penting.
  • *. Berhati-hatilah ketika memforward email yang berisi isu-isu politik atau kontroversial.
Email dan Persepsi, Privasi, Hak Cipta
  • *. Pilih nama alamat email Anda dengan bijaksana. Ini akan menentukan persepsi orang-orang terhadap Anda.
  • *. Cobalah untuk tidak membuat asumsi ketika Anda membaca sebuah pesan email. Sebaiknya Anda Selalu meminta klarifikasi sebelum Anda bereaksi untuk menanggapi pesan email tersebut.
  • *. Memposting atau meneruskan email pribadi adalah pelanggaran hak Jika ingin melakukanya, Anda perlu izin dari penulis pertama.
  • *. Meskipun tidak benar, ketika akan diteruskan kepada orang lain, Anda harus berhati-hati ketika menulis tentang topik emosional atau kontroversial.
  • *. Ketika ada kesalahpahaman melalui email, jangan ragu untuk menelpon untuk menyelesaikan masalah.
  • *. Ketahuilah bahwa bagaimana Anda mengetik, dan upaya yang Anda buat atau tidak buat akan menunjukkan apa yang penting bagi Anda dan jika Anda adalah orang yang sopan berpendidikan.
  • *. Jika Anda meneruskan email yang ternyata tipuan, Anda sebaiknya mengirimkan pesan permintaan maaf kepada semua orang yang telah Anda kirimi pesan tersebut.
  • *. Ketika mengisi formulir kontak di sebuah website, Anda sebaiknya melakukannya dengan hati-hati dan jelas, sehingga permintaan Anda akan dianggap serius.
  • *. Jika seorang teman menempatkan alamat e-mail Anda di kolom To: dengan orang lain yang Anda tidak tahu, Anda bisa meminta teman Anda untuk tidak lagi mengekspos alamat Anda dengan orang asing tanpa izin Anda.
Email untuk Bisnis
  • *. Anda harus memikirkan bahwa email bisnis Anda itu seperti pada kop surat bisnis Anda dan Anda tidak akan pernah salah.
  • *. Jika Anda tidak bisa menanggapi email segera, di email setidaknya Anda bisa mengkonfirmasikan bahwa Anda telah menerima emailnya sehingga pengirim dapat mengharapkan respon Anda.
  • *. Mengirim Email kepada pemilik situs tentang produk atau jasa Anda melalui form situs merupakan salah satu bentuk spam. Sebelumnya, tanyakan kepada mereka jika mereka ingin info lebih lanjut tentang produk Anda.
  • *. Ketika membalas email, sebaiknya balas dengan segera dan editlah informasi yang tidak perlu dari tulisan yang akan Anda kirimkan.
  • *. Formalitas sebagai rasa hormat dan mencerminkan rasa hormat. Gunakan email formal dengan kontak email baru sampai Anda merasa Akrab. Anda sebaiknya menahan diri untuk menggunakan bahasa santai kepada kontak yang baru saja Anda kenal.
  • *. Jangan pernah mengirim orang email yang mengahruskan mereka untuk berhenti berlangganan jika mereka tidak pernah berlangganan email Anda.
  • *. Berhati-hatilah untuk menggunakan fitur Reply to All dan Cc: dalam lingkungan bisnis. Melakukannya dapat menjadi bumerang karena Anda akan dianggap rendah dan dianggap tidak aman.
  • *. Ketika membalas email dengan beberapa penerima yang Anda masukkan pada kolom To: atau Cc:, sebaiknya Anda menghapus alamat orang-orang yang tidak berkepenbtingan.
  • *. Jangan pernah mengirim lampiran bisnis di luar jam kerja dan pastikan bahwa format file yang Anda kirim dapat dibuka oleh pihak lain.
Chat dan IM (Instant Messaging)
  • *. Ketika Anda berpartisipasi dalam IM dan Chat, cobalah untuk tidak terlalu membuat kata-kata yang samar, sehingga mudah dipahami.
  • *. Gunakan Instant Messaging (IM) untuk topik santai atau hanya sebagai informasi pembuka. IM bukanlah tempat untuk topik yang serius atau masalah konfrontatif.
  • *. Mulailah dengan selalu menanyakan apakah orang yang Anda ajak chatting bersedia untuk diajak chatting dan untuk mengetahui bahwa itu adalah waktu yang baik untuk chatting. Sebaiknya Anda menahan diri dari chatting selama pertemuan atau ketika perhatian Anda diperlukan untuk hal-hal lain.
  • *. Berlatihlah berkomunikasi secara singkat dan padat.
  • *. Selalu mempertimbangkan bahwa menelpon selalu lebih baik daripada berkirim pesan melalui email, IM atau chat untuk membahas topic yang cukup sensitive.
  • *. Chatting bukan alasan untuk melupakan pendidikan sekolah Anda.
  • *. Jika Anda bukan seoirang yang bvisa melakukan beberapa pekerjaan secara bersama-sama, janganlah meninggalkan orang yang sedang chatting dengan Anda dalam kondisi menggantung.
  • *. Pelajari cara menggunakan fitur dari program IM yang Anda gunakan.
  • *. Jangan gunakan nama samara hanya untuk mengintip aktivitas chatting teman Anda atau orang lain.
  • *. Anda harus mempertimbangkan dengan siapa Anda berkomunikasi dengan menentukan singkatan dan emoticon yang boleh digunakan ataupun tidak.
Komunikasi Social Media, Blog dan Forum
  • *. Perlu diingat ketika men-tweet, menulis sesuatu di Facebook atau komentar pada sebuah trit forum, ingatlah bahwa Anda berada dalam arena global.
  • *. Ketika diskusi keluar dari kendali, jangan mengeluarkan panggilan atau kata-kata kasar, ingatlah bahwa Anda lebih baik daripada itu.
  • *. Dalam forum, tulislah signature Anda tidak lebih dari 2-3 baris.
  • *. Jika Anda ingin berpromosi, gunakanlah hanya link pada akhir postingan Anda.
  • *. Ketika Anda sedang berdiskusi, Sebaiknya tetap pada topik dan mendiskusikan masalah hanya yang berhubungan dengan thread / topik yang bersangkutan.
  • *. Jika Anda adalah member baru pada sebuah grup atau forum, Ada baiknya Anda “mengamati” untuk sementara untuk mengetahui bagaimana kebaisaan orang-orang di forum tersebut sebelum Anda melakukan posting.
  • *. Jangan pernah memberikan informasi pribadi atau spesifik mengenau lokasi atau alamat Anda secara online – tidak seharusnya Anda memberikan informasi pribadi kepada orang lain.
  • *. Perlu diketahui bahwa dalam sebuah diskusi / forum akan selalu ada perbedaan pendapat. Cobalah untuk tetap objektif dan tidak mempersonalisasi masalah.
  • *. Jangan terjebak oleh Troll. Troll adalah orang-orang yang akan menulis komentar kasar hanya untuk memancing seseorang.
  • *. Pastikan untuk mengedit, atau menghapus setiap bagian dari posting Anda yang tidak berhubungan dengan diskusi yang tengah berjalan.
  • *. Cek Ulang Isi email Anda
  • *. Sebelum Anda marah karena Anda melihat seseorang tidak menanggapi email Anda, sebaiknya periksa dulu untuk melihat apakah jawaban mereka sengaja dihapus atau dikirim ke Sampah atau junk Folder.
  • *. Jika Anda ingin mengirim email dengan penuh emosi, tunggulah sampai keesokan harinya untuk melihat apakah Anda merasakan hal yang sama sebelum Anda mengirim email tersebut.
  • *. Jangan ragu untuk memodifikasi kolom Subject: agar lebih akurat mencerminkan arah percakapan itu.
  • *. Ketika Anda berkomunikasi melalui email, maka ketahui siapa yang dapat Anda percaya, dan percayalah hanya kepada orang yang Anda kenal.
  • *. Luangkan waktu untuk meninjau kembali setiap email sebelum mengklik Send/ Kirim untuk memastikan pesan Anda jelas dan sesuai dengan yang Anda ingin sampaikan.
  • *. Jangan gunakan email lama untuk membalas dan mulailah mengetik tentang sebuah topik yang baru.
  • *. Terlepas dari betapa bagusnya email tersebut untuk di teruskan (forward), jangan Anda forward tanpa menyelidiki kebenaranya. @Snopes.com.
  • *. Selalu tambahkan alamat email dari situs web dan kontak baru segera ke pengirim Anda, sehingga mereka dapat mengetahuinya melalui kotak Spam.
  • *. Sebelum mengisi formulir kontak situs web ini, cobalah untuk meninjau situs tersebut untuk memastikan informasi yang Anda cari belum tersedia pada situs tersebut.
  • *. Lihatlah kembali dengan cepat e-mail dalam Folder sampah email Anda sebelum Anda menghapusnya, untuk menghindari terhapusnya pesan yang masih Anda butuhkan.
  • *. Jika ada email yang member perintah untuk meneruskan pesan tersebut kepada semua teman-teman Anda, atau hanya 5 orang , demi kebaikan semua orang, sebaiknya Anda hapus saja.
  • *. Jangan mengirim email secara masal kepada orang yang tidak meminta untuk berada di personal ”mailing list” Anda.
  • *. Periksa bahwa program anti-spyware dan anti-virus diatur untuk secara otomatis memperbarui setidaknya sekali setiap minggu sehingga dapat melindungi computer, system serta privasi Anda.
 Sumber : http://www.101emailetiquettetips.com/

0 komentar:

Google+ Followers

Salam Blogger, Terimakasih telah berkunjung Berkunjung di Blog saya, Dipersilakan buat sahabat-sahabat blogger agar dapat mengikuti blog saya. "Ilmu sebaiknya jangan di Pendam, Tetapi di Sebarluaskan". Thank buat orang special dalam hidup saya. Terimakasih